事務作業を効率化するには？手順やツール・外部人材の活用方法を解説

請求書の作成やデータ入力、書類のファイリングといった事務作業に追われ、本来注力すべき業務に手が回らない。そんな状況にお悩みの管理部門のご担当者様も多いのではないでしょうか。

本記事では、事務作業を効率化する基本ステップから、すぐ実践できるアイデアや役立つツール、外部活用の見極め方までを解説します。自社に合った進め方を考える材料としてご活用ください。

事務作業の効率化とは？背景と得られる効果

事務作業の効率化とは、データ入力や書類作成、ファイリングといった日々の定型業務を見直し、かかる時間やミスを減らす取り組みです。ここでは、効率化が指すものと、いま求められる背景、企業が得られる効果を解説します。

事務作業の効率化が指すもの

事務作業の効率化とは、成果の質を保ちながら、時間・手間・コストを減らすことを指します。単に「速く片づける」ことではなく、ムダな工程をなくし、誰が担当しても一定の品質を保てる状態をつくることが目的です。

たとえば、二重入力の解消やテンプレートの整備、定型処理の自動化などが該当します。作業そのものを減らす視点と、進め方を標準化する視点の両方が求められます。

いま事務作業の効率化が求められる背景

事務作業の効率化が重視される背景には、構造的な人手不足があります。生産年齢人口が減少するなか、新たに人を増やすのではなく、限られた人員で成果を出す発想が欠かせません。

加えて、働き方改革による長時間労働の是正も大きな要因です。残業を前提とした業務運用が見直され、同じ業務をより短い時間で終える仕組みづくりが求められています。

こうした流れのなか、事務作業の効率化は「できれば取り組みたい改善」から、企業が継続的に向き合うべき課題へと位置づけが変わりつつあります。

参考：「働き方改革」の実現に向けて｜厚生労働省

効率化で得られる効果

事務作業を効率化すると、まず作業時間そのものを削減できます。定型処理にかかる時間が減ることで、社員は企画や調整といった付加価値の高い業務に時間を割けるようになります。

次に、入力ミスや処理漏れといったヒューマンエラーの抑制が期待できます。手順の標準化やツール化により、担当者の経験差による品質のばらつきを抑えられます。

さらに、特定の担当者しか対応できない属人化の解消にもつながります。業務が可視化・標準化されれば、急な欠員や担当交代があっても業務が止まりにくくなります。

事務作業を効率化する基本ステップ

事務作業の効率化は、個別の作業を単発で変えるよりも、現状を把握してから順を追って進めるほうが効果的です。ここでは、可視化から検証までの基本的な流れを、事務作業の例に沿って解説します。

現状の事務作業を可視化する

最初に取り組むのは、どの事務作業にどれくらいの時間がかかっているかを洗い出すことです。担当者・頻度・所要時間を一覧にすると、負荷の偏りや重複作業が見えてきます。

たとえば、同じデータを複数の表に入力していたり、必要性が薄れた報告書が見直されないまま作成され続けていたりするケースは少なくありません。まずは事実を見える形にすることから始めます。

課題を洗い出し優先順位をつける

可視化できたら、次は「どの作業から手をつけるか」を決めます。一度に多くを変えると現場の負担が大きくなるため、優先順位づけが重要です。

判断の目安となるのは、発生頻度と削減できる時間の大きさです。毎日発生し、かつ時間のかかる作業ほど、改善したときの効果が大きくなります。効果の見込める作業から着手すると、成果を実感しやすくなります。

改善策を立てて実行する

優先順位の高い作業から、具体的な改善策を立てて実行します。改善の方向性は、作業をなくす・まとめる・順序を変える・簡単にする、といった視点で考えると検討しやすくなります。

いきなり全体に広げず、一部の業務や一定期間で試してから展開すると、現場への負担を抑えられます。ツール導入を伴う場合は、操作に慣れる期間も見込んでおく必要があります。

効果を検証し改善を続ける

改善策を実行したら、狙いどおりの効果が出ているかを検証します。作業時間やミスの件数など、可能な範囲で数値を比較すると、効果を客観的に判断できます。

一度の改善で終わりにせず、定期的に見直して調整を重ねることが、効率化を定着させるポイントです。現場からの気づきを拾い上げる仕組みがあると、改善が続きやすくなります。

すぐ取り組める4つの効率化アイデア

大がかりな仕組みづくりの前に、日々の事務作業の進め方を見直すだけでも、時短効果は得られます。ここでは、組織として取り入れやすい効率化のアイデアを、すぐ着手できるものから解説します。

データ・フォルダ・書類の整理整頓

効率化の基本は、必要な情報にすぐたどり着ける状態をつくることです。資料を探す時間は、積み重なると無視できない工数になります。

具体的には、フォルダの階層やファイル名の付け方を部署で統一し、共有のルールとして定めます。属人的な運用から組織の標準へと整えることで、担当者が変わっても運用が続きます。

紙の書類についても、保管場所や廃棄の基準をそろえておくと、必要な書類の所在が明確になります。

ショートカット・辞書登録・テンプレートの活用

繰り返し発生する入力作業は、ちょっとした工夫で時短できます。よく使う定型文を単語登録しておく、頻出の操作をショートカットキーで行う、といった方法です。

特に効果が大きいのが、書類や報告書のテンプレート化です。フォーマットを用意しておけば、毎回ゼロから作る手間が省け、記載漏れや体裁のばらつきも防げます。

これらは部署で共有・推奨することで、チーム全体の処理スピードが底上げされます。

ペーパーレス化とマニュアル整備

紙を前提とした業務は、印刷・押印・郵送・保管といった付随作業を生みます。書類の電子化を進めることで、これらの手間を減らし、検索性も高められます。

請求書や契約書などの電子保存は、電子帳簿保存法のルールに沿って進める必要があります。制度の要件は、電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁で確認できます。

あわせて、業務の進め方をまとめたマニュアルを整備すると、引き継ぎや新任者の対応がスムーズになり、属人化の防止にもつながります。

似た作業のまとめ処理と二重入力の解消

発生のたびに対応している作業も、まとめて処理することで効率が上がります。メールの確認や経費処理などは、時間を決めて一括で行うと、集中力の分散を防げます。

また、同じ情報を複数の書類やシステムに繰り返し入力する二重入力は、ミスと工数の両方を増やす要因です。入力元を一つにまとめたり、システム間で連携させたりすることで、二重入力そのものをなくせます。

事務作業の効率化に役立つツール

手作業の工夫に加えて、ツールの導入は事務作業の効率化を大きく前進させます。ここでは、代表的なツールを役割ごとに分類して解説します。導入の際は、自社の事務作業のどこを効率化したいかを起点に選ぶことが大切です。

タスク管理・情報共有ツール

タスク管理ツールや情報共有ツールは、「誰が・何を・いつまでに」を可視化し、業務の抜け漏れを防ぎます。担当者ごとに分散しがちな進捗状況を一元化できる点が利点です。

チャットツールやオンラインストレージを併用すれば、メールでのやり取りや添付ファイルの管理にかかる手間も削減できます。

電子契約・ペーパーレス系ツール

電子契約や電子サインのツールは、契約書の印刷・押印・郵送といった一連の作業を不要にします。締結までの時間が短縮されるだけでなく、書類の保管スペースや郵送コストの削減にもつながります。

電子帳簿保存法への対応を見据え、請求書や領収書を電子で保存できるツールとあわせて検討すると、書類業務全体を効率化できます。

RPA・OCRによる定型作業の自動化

RPA〈ロボティック・プロセス・オートメーション〉は、人がパソコン上で行う定型作業を自動化するツールです。データの転記やシステムへの入力、定型レポートの作成などを、設定した手順どおりに正確に処理します。

紙の書類を扱う場合は、OCR〈光学文字認識〉と組み合わせることで、読み取りからデータ化までを自動化できます。これにより、入力作業そのものを大幅に減らせます。

一方で、RPAやOCRは導入して終わりではなく、シナリオの作成や運用・保守を担う人材が必要です。こうしたIT面の業務を社内人材だけで賄うのが難しい場合は、外部人材の活用が選択肢になります。技術者を派遣で確保する方法については、技術者派遣とは？種類や活用メリット、選び方まで企業向けに解説で解説しています。

type IT派遣なら業務内容が未定でもご相談いただけます

自社対応か外部活用か｜効率化手段の見極め方

事務作業の効率化は、すべてを社内で抱える必要はありません。自社の工夫やツールで対応できる範囲と、外部の力を借りたほうがよい範囲を見極めることで、限られた人員を有効に使えます。ここでは、手段ごとの向き不向きを解説します。

自社の工夫・ツールで対応できる範囲

標準化しやすく、継続的に発生する定型作業の多くは、社内の工夫やツール導入で効率化できます。整理整頓やテンプレート化、RPAによる自動化などは、その代表例です。

ただし、ツールを導入しても、それを運用・保守する人手は必要です。社内のリソースだけで回せるかどうかが、自社対応で進める際の判断の分かれ目になります。

外部活用（業務委託・派遣）が向くケース

社内のリソースだけでは手が回らない場合は、外部の活用が現実的な選択肢になります。代表的な手段が、業務委託（アウトソーシング）と人材派遣です。

業務委託は、範囲が明確で標準化された業務をまとめて任せたい場合に向きます。一方の人材派遣は、自社の指示のもとで柔軟に業務を進めたい場合や、繁忙期・欠員への対応に適しています。

両者は指揮命令の所在が異なり、混同すると法的なリスクにつながります。それぞれの違いと選び方は、アウトソーシングと派遣の違いとは？法的注意点とメリット・デメリットを企業視点で解説で詳しく解説しています。

派遣で押さえる点と自動化を支えるIT人材の確保

人材派遣を活用する際は、派遣法のルールを正しく理解しておく必要があります。人材派遣では、派遣先企業が派遣スタッフを特定することを目的とした事前面接や選考を行うことは原則禁止されています。一方、本人の希望に応じて職場見学などを実施し、業務内容や職場環境を確認することは可能です。

また、派遣の受け入れには、事業所単位・個人単位で原則3年の期間制限が設けられています。ただし、派遣元に無期雇用されている派遣社員や60歳以上の方など、一部対象外となるケースもあります。受け入れ期間や延長に関するルールを事前に確認しておくことが大切です。

※事業所単位の延長には所定の意見聴取手続きが必要です。

受け入れの準備や注意点は、派遣の受け入れ完全ガイド｜初日に必要な準備や対応、注意点を解説にまとめています。

RPAやシステムの運用など、自動化を支えるIT人材を確保したい場合にも、派遣の活用は有効です。必要なスキルを持つ人材を必要な期間だけ受け入れられるため、自社での採用の負担を抱えずに体制を整えられます。

参考：労働者派遣事業・職業紹介事業等｜厚生労働省

外部活用で社員の業務負担を軽減した事例

ここでは、弊社type IT派遣がご支援した事例をご紹介します。ECサイトを運営するあるWebサービス企業（従業員120名）では、営業担当者がサイト更新業務を兼務しており、業務量の増加で本来の営業活動に時間を割けないことが課題でした。ご相談を受けて業務内容を詳しくうかがい、基礎知識のある人材で対応できると判断したうえで、弊社から派遣スタッフを複数名ご提案・配属しました。

人材派遣の利用実績がないなかでの導入でしたが、現在は7名の派遣スタッフが安定して業務にあたっています。正社員を採用する場合より初期コストを抑えながら、業務量に応じて柔軟に体制を調整でき、社員が本来注力すべき業務に集中できる体制が整いました。詳細についてはこちらのページでご紹介しています。

依頼内容を整理するテンプレートを無料で配布しています

まとめ：事務作業の効率化ならtype IT派遣にご相談ください

事務作業の効率化は、日々の定型業務にかかる時間やミスを減らし、限られた人員を本来注力すべき業務へ振り向けるための取り組みです。整理整頓やテンプレート化といった身近な工夫から、ツールによる自動化まで、自社の状況に応じて段階的に進めることが成果につながります。

そのうえで、社内だけで抱えきれない部分は、業務委託や人材派遣といった外部の活用を検討する価値があります。特に、RPAやシステムの運用を支えるIT人材の確保は、自動化を定着させるうえで欠かせない視点です。

次のような課題をお持ちの企業様には、IT・Web業界に特化したtype IT派遣の活用をおすすめします。

• 定型業務に追われ、社員が本来の業務に集中できていない
• 効率化のためにツールを導入したいが、運用できる人材が足りない
• 繁忙期や欠員に、柔軟に対応できる体制を整えたい

「どの業務を効率化し、どこを外部に任せるべきか」という段階からのご相談も可能です。貴社の業務内容に応じて、専門のコーディネーターが最適なご提案をいたします。ご相談は無料ですので、お気軽にお問い合わせください。

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