総務の仕事内容は？必要なスキル・やりがい・給与・キャリアパスまで解説

“総務”と聞いて、どんな仕事をイメージしますか？総務部は特定の業務に限定されず幅広い仕事を担うため、何をしているところなのか、いまいち本質が見えづらい部署の一つかもしれません。しかしあまり知られていませんが、時には社内の部署間を繋ぐパイプ役として、はたまた経営陣のサポート役を担ったりと、組織にとってはかなり重要な存在なんです。 その仕事っぷりは目立たないものの、実は重要な役割を担う縁の下の力持ち。今回はそんな“総務”の仕事に注目して解説していきます！

まずは総務の仕事内容について紹介していきます。「なんでも屋」と呼ばれることがあるように、業務内容は多岐に渡ります。以下で紹介するのは、主に総務が担当する仕事例です。これらの業務割合は、企業によって異なります。

PC、電話、デスク、椅子などの備品、文房具やコピー用紙などの消耗品など、会社で使用するあらゆる「物」を管理します。台帳などで品名、個数、保管場所を記録し、不足しないように発注するのも総務の仕事です。プリンターなどOA機器の修理や、メンテナンスの手配も備品管理業務の一環です。

オフィスビルや施設の管理業務として、空調整備、防災設備、清掃業者の手配などを行います。オフィスのレイアウト変更や、会議室のメンテナンス、植栽の管理も総務の業務範囲です。防災施設管理や定期的な清掃など、法律で義務付けられたメンテナンスや訓練の実施も必要に応じて対応します。

施設や備品を管理する上での協力会社や取引先、また社員の雇用など、様々な場面で発生する契約についても、全て総務が管理します。書類によっては、法律で保管期間が定められており、ルールに則って適切に管理しなければなりません。独立して法務関連を担う部署がない企業では、新規取引で必要になる契約書の作成や、取引先の契約書の確認などを総務が担当することもあります。

株主総会や取締役会、複数の部門から参加者が集まる全体会議での議事録作成、様々な社内規定文書の管理・更新など、社内の文書管理も総務が行います。これらを一元管理し、社内に周知するため社内イントラサイトに公開するなどの業務を担うこともあります。

福利厚生とは、 有給休暇や育児、介護休暇、また住宅手当や扶養手当、健康診断の受診など、社員が安心して仕事に取り組めるための制度や補助のことです。総務が福利厚生を管理することもあり、それぞれ申請があれば必要な手続きを行い、上長に受理されるよう取り計らいます。 社員寮を持っている会社では、掃除や設備のメンテナンス管理を任せられることもあるでしょう。

社内に秘書がいない場合、総務が秘書業務を担うがあります。経営陣や社長のスケジュール管理、各種手続きの他に、従業員のスケジュールを管理し管理者に報告する役割を任せられることも。適切なスケジュール管理を行うことで、スムーズな業務の遂行をサポートします。

内定式、入社式、社員旅行、忘年会などの社内イベントは、企画や運営を総務が担当することが多いです。社内行事を実施にあたっては、参加者の人数把握や会場手配など、各所への調整が必須です。 また、予算案を立てて、企画や社内行事にどれくらいの費用をかけることができるのかも、確認しなければなりません。会社規模が大きくなればなるほど、綿密な計画を練って事前準備を行う必要があります。

株主総会や取締役会の企画・運営も、総務業務として扱われるのが一般的です。社内の様々な部門が関係する株主総会ですが、総務部が全体の取りまとめ役として実施運営の責任を持つことがあります。株主へ発送する招集通知や当日利用する会場手配なども、総務の業務範囲です。

代表電話や総合受付での来客対応など、会社外部の対応も総務部門が担当するケースがほとんどです。会社の代表番号や問い合わせメールアドレスが総務部に繋がっていることが多く、多様な用件の電話やメールに対応しなければなりません。郵便物や宅配便を総務部門が一括して受け取り、各部門への振り分けなども担当します。

イレギュラーな対応が求められることが多いのも総務業務の特徴の一つです。社内外のトラブル発生時には総務が活躍します。社外からの問い合わせに対する回答はもちろん、社内の落とし物や、会社の鍵の紛失など、細かなトラブルにも対応します。

取引先やお客様に慶弔事があった際には、お祝いやお悔やみの挨拶状、お祝いの品などの手配が必要となります。このような冠婚葬祭への対応も総務業務の一部です。また、社内で不幸があった際に社葬が行なわれることがあるので、その運営サポートも総務が行います。

上記で述べた例以外にも、専門の部署を設置していない業務については、総務が担うことが多くあります。社内制度の見直しなど、企業によって業務範囲が異なるため、臨機応変な対応力が求められる点も総務業務の特徴と言えるでしょう。

イレギュラー対応から社内の橋渡し役まで、総務の業務は非常に多岐に渡ります。そんな「なんでも屋」な総務のやりがいは、どんなところにあるのでしょうか？ここから総務の仕事の魅力に迫ります。

総務は経営陣をはじめとした、営業・マーケティング・開発などのあらゆる部門と関わりを持ちます。会社全体の仕事や動きを把握し、組織を裏から支えるのが総務の役割です。場合によっては、会社の方針にも大きく関わる立場となるため、自分の力で会社全体を支えているというやりがいが感じられるでしょう。

社員が働きやすいような環境整備など、総務はサポートする立場として感謝される機会が多くあります。日々の業務の小さなサポートがほとんですが、人から直接感謝されると、喜びややりがいを感じられるでしょう。痒い所に手が届くような細かい気配りで、さらに総務としての評価が高まります。

先で挙げたように総務の仕事内容は非常に多岐に渡ります。そのため、コミュニケーション能力や各業務で必要な専門知識など、幅広いビジネススキルが必要です。これらのスキルを活かして、多様な業務に関わっていける点は、総務の魅力と言えるでしょう。

あらゆる部署や、外部とコミュニケーションをとる機会の多い総務は、働く上で多様な分野での人脈が広がっていきます。企業の顔となるため、ビジネスパーソンとしての振る舞いが身に付けられる点も総務の魅力でしょう。仕事を通じて社内・社外での人脈をつくり、知見をさらに高めていけることは総務のやりがいと言えます。

企業を裏で支える重要な役割ですが、どのようなスキルが活かせるのでしょうか？総務部での就業を考えている方は身に付けておきたい、基本的なスキルについて以下で解説します。

株主総会で使う資料や備品発注、契約周りなど、総務では様々な文書を取り扱います。これらの資料は、ExcelやWordなどの文書作成ソフトを使用して作成するのが一般的なため、パソコン操作の基本的なスキルは必須です。 作成する資料によっては、関数やマクロを組んで効率化を図るなど、自主的にスキルアップを行うことも大切です。

総務のコミュニケーション対象は経営陣や現場社員に限らず、地域や官公庁の人々など社外の人とも連携する必要があります。関わる層が幅広いため、コミュニケーションスキルはかなり重要になります。相手の要望を正確に理解し、相手にわかりやすく伝える能力と合わせて、敬語やメールの書き方など、基本的なビジネスマナーも求められます。

他部署と連携して業務を遂行することが多いため、各関連部署から必要な情報を集め、適切に処理する能力が求められます。株主総会の事務局運営を行う場合は法的知識を収集したり、福利厚生制度を新たに導入するときには社外の導入例を集めたりします。イレギュラーな事態やトラブル対応には、状況をすばやく把握し、必要な情報を提供する判断能力も必要です。やるべきことの優先順位を見極め、効率的に仕事こなせるかがポイントになるでしょう。

基本的に総務の仕事は、案件や依頼が同時並行で進みます。そのため、自分が担った仕事をいつまでに終わらせるのか、スケジュール管理能力が重要です。さらに他の社員の作業状況の管理や、突発的に発生するトラブル対応など、優先順位をつけながら期限内に処理する能力が求められます。

マルチタスクスキルとは、複数の作業を同時並行、短期間で切り替えながら同時進行で行う能力のことです。総務の仕事は、まさにこのスキルが求められます。機器や備品の管理、文書作成、社内行事の企画や運営などを並行して行いながら、緊急対応もこなさなければならないため、むしろマルチタスクスキルがついていなければ業務の遂行が難しいとも言えるでしょう。

危機管理スキルとは、トラブルが生じた際に被害を最小限に抑えたり、回避したりする能力を指します。問題が起きた際に解決に導く力がある人は危機管理能力が高く、イレギュラーな事態が起こりやすい総務の仕事では、この能力が求められます。

総務の仕事に必須の資格はありませんが、保持していれば役に立つ資格がいくつかあります。以下で紹介する資格はマストでないものの、取得しておくと現場で活躍し重宝される人材になれるかもしれません。

総務では、組織における金銭の流れなどを端的に理解でき、優れたパソコンスキルを保有している人材が好まれます。必須ではありませんが簿記はを持っていると使えるスキルです。企業によっては、経理が担当する仕事を総務が行なっている場合もあるため、持っていて損はないスキルと言えるでしょう。

MOSは”マイクロソフトオフィススペシャリスト”のことで、Word・Excelのスキルを証明する資格です。総務では、企業の事業運営の基礎となる資格を保持していることが望ましいとされ、これらの資格が業務で役立つ場面は多いと言えます。

「ビジネス・キャリア検定試験」は中央職業能力開発協会認定の資格です。主に事務系の職種で必要となる、専門知識の習得及びその能力を評価します。総務・労務管理・経理などのバックオフィス、営業・マーケティングなど、8分野の中から希望の職種にあった試験が受けられます。「総務2級・3級」を取得すると、より深い知識の習得ができるでしょう。

秘書検定とは、秘書に求められる知識・技能について問う試験ですが、一般常識や敬語の使い方、電話応対やビジネス文書の作成など、社会人に欠かせない能力の証明にもなります。秘書業務においてはもちろん、役員や経営陣、外部の人との関わりが多い総務では身に付けておいて損はない資格と言えます。

中小企業診断士は、経営コンサルタントを認定する人気の高い国家資格です。資格を取得するには経営学や財務のほか、会計、企業経営に関わる法律などの専門知識が求められます。経営に関する内容を学べる中小企業診断士の資格は、経営層の意思決定の下支えや組織全体に影響を及ぼす取組みを行う総務にとって、おすすめの資格と言えます。

就労中の労働災害や従業員の健康障がいを防止することを目的とした資格です。労働者が50人以上いる企業に対して1人以上の衛生管理者を設置することを国が義務付けているため、持っていると重宝される資格となり得ます。総務は安全衛生管理や従業員の健康管理など、安全な職場環境構築が求められるため、おすすめの資格と言えるでしょう。

人事労務や社会保険などの知識を証明できる国家資格です。実は、社会保険労務士資格を有している人が、総務に配属されることはよくあるようです。専門家としての知識を総務の業務に役立てられるので、取得しておいて損はないと言えるでしょう。

幅広い業務を担当し、コミュニケーション対象が多い総務ですが、どのような人が向いているのでしょうか？以下では総務に向いている人に当てはまる特徴をいくつか挙げています。

◆コミュニケーション能力がある・人と関わるのが好き
様々な部署との調整を任されることが多い総務は、気持ちよくコミュニケーションを取れるとスムーズに業務が行えます。逆にこれができないと、設備や施設のメンテナンス依頼や来客の対応、社外の人と接する際などで仕事に支障が出てしまうでしょう。

◆人をサポートするのが好き
目立たない裏方での仕事が多いですが、社員のサポートが中心にある業務の特性上、直接感謝される機会が多くあります。サポートすることにやりがいを感じる方は向いていると言えるでしょう。

◆多様な仕事を並行して行えるマルチタスク能力がある
多様な仕事を並行して行える人は、総務に向いていると言えます。突発的な仕事やアクシデントが発生することもあるため、急な事態にも冷静に対応できるスキルがあると、スムーズに業務が行えるでしょう。

総務の平均年収は290～360万円がボリュームゾーンになります。月給で換算すると24～30万円程度です。ボーナスの有無と支給額によっても、年収の幅には大きく差がでるため、目安程度に認識しておきましょう。また地域や企業規模によっても平均年収は上下し、保有する資格の有無によっても待遇が変わります。本人の経歴や勤務先によっては、年収が400万円を超えることも珍しくありません。

総務部門の幅広い業務を通して、オールマイティーな力が身に付くため、キャリアパスとして様々な可能性が広がります。管理業務全般の経験を活かしマネジメント職へのキャリアアップや、人事・労務・広報などの専門分野を持ってスペシャリストを目指す道もあるでしょう。他にも、経営陣の近くで身につけた経営感覚や知識を強みとして、経営企画や経営参謀を目指すケースや、自身で起業するなども選択肢の一つです。

中途採用の場合、総務担当者という形で募集しているケースがありますが、求人数はあまり多くありません。また募集があったとしても、即戦力が求められていることが多いでしょう。人事・経理・労務などのバックオフィス業務を経験していたり、またはそれらの経験に等しい専門知識や資格を習得しておくことで、転職成功の可能性が高まります。ただし、基本的なパソコンスキルなど、先述した様なビジネススキルを身につけておくことは前提となります。未経験からでも総務になれるチャンスは十分にありますが、計画的に資格を取得したり必要なスキルを身に付けておくなど、準備が大切です。