キャパオーバーの症状とは？原因・なりやすい人の特徴・対処方法まで詳しく解説！

仕事や子育て、学業にアルバイトなど、様々な要因が重なって、心の余裕がなくなった経験がある人は多いのではないでしょうか。本記事では、自分の許容範囲を超えてしまう「キャパオーバー」に注目していきます。キャパオーバーの症状や原因・なりやすい人の特徴から対処方法まで幅広く解説していくので、気になる人や社会人経験が浅い人は、是非参考にしてみて下さい。

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キャパオーバーとは

仕事におけるキャパオーバーとは、「仕事の処理能力や許容量が個人の範疇を超えている」という意味です。キャパオーバーのキャパは、英語のCapacity（キャパシティ：能力・容量）、オーバーは英語のover（オーバー：超える）で、日本のみで通じる外来語になります。そのため、英語圏内でキャパオーバーといっても、ほぼ伝わらないでしょう。

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キャパオーバーの症状

では、キャパオーバーの具体的な症状とはどういったものなのでしょうか。ここからは、キャパオーバーの症状として多く見られるものを解説していきます。自分に該当する項目が多ければ、近い将来にキャパオーバーになる可能性があるかもしれません。

また、同僚や上司など、身近な人にも似たような症状が出ている場合は、キャパオーバーの兆候ともいえます。

ミスが増える

これまでだと、ミスをしなかったような簡単な作業でのミスが増えると、キャパオーバーになっている可能性があります。簡単な作業でも、注意力や集中力は必要です。

キャパオーバーになっていると、焦り・不安・注意力が散漫になっているなど、様々な要因が重なり、冷静な判断や作業が行えない状態になりやすくなります。そういった場合は、深呼吸をする・休憩を小まめにとるなど、焦らずミスを減らす対策をとるのがおすすめです。

イライラしやすい

キャパオーバーになると、心の余裕がぐっと低下します。そのため、些細な出来事でもイライラしやすく、職場や家族などとの関係もギクシャクしがちになります。周囲との関係が悪くなっている気配がしたら、注意が必要です。

些細なことで泣きたくなる・泣いてしまう

些細なことで泣きたくなったり、泣いてしまうのは、自分の心からのSOSの可能性が高いです。涙にはストレスを排出する作用があります。自覚をしていなくとも、キャパオーバーになっており、心身が限界に達しているため、ストレスを涙として排出しようとしているかもしれません。

そのまま放置をしていると、心身共に不調に陥ってしまうため、何らかの対処を行ないましょう。

就業時間内に業務が終わらない

仕事の内容や量が、自分の許容量に適していない場合、就業時間内に業務が終わらない日が増加します。職業によっては繁忙期もあるため、一時的に残業をしなくてはならないことも珍しくありません。

しかし、長時間労働が続くと、心身に大きな負担がかかりキャパオーバーになる可能性が高くなります。平常時にも就業時間内に業務が終わらない場合は、自分が担当している業務内容や量について、上司や同僚へ相談をするようにして下さい。

仕事に行くことを考えると体調が悪くなる

キャパオーバーの状態が続くと、ある日仕事に行くことを考えるだけで体調が悪くなることも。心身共に疲れ切っており、限界だという証拠ともいえます。信頼出来る相手に相談をする・しばらく休養を取るようにしましょう。

人に会うのが億劫になる

元気な時であれば、親しい友人に会うことは楽しみなことですよね。しかし、心に余裕のない時は、例え親しい人であっても会うことが億劫だと感じることが。心が疲弊しているサインの可能性があるため、ストレスを解消することを意識してみて下さい。

寝付きが悪くなる

考えすぎてしまう・疲れているのに眠れないなど、寝付きが悪くなるのも、心身が疲弊しているサインです。また、どれだけ寝ても眠さやだるさが取れない人は、強いストレスで睡眠の質が悪くなっている可能性もあります。

これらの症状は、人によっては既にキャパオーバーに陥っている可能性があるため、ストレスの根源を解消することが大切です。そのために、まずは自分がストレスだと感じていることや、何が原因でキャパオーバーになっているのか、知る必要があります。

ぼーっとしやすくなる

集中力散漫で、ぼーっとしやすくなっている場合は、キャパオーバーになっていると考えられます。一時的な集中力の低下であれば、誰しもあることです。慢性化している場合は、心身疲労しているサインでもあるので、仕事内容の見直しや信頼出来る人に相談をしてみましょう。

キャパオーバーになる原因

キャパオーバーは、軽度であればすぐに脱出できますが、重度になると回復や対処に時間がかかってしまいます。自分自身や周囲の人のキャパオーバーを予防するためにも、原因を知り上手く回避していきましょう。

担当している業務量が多すぎる

自分の容量や能力に対して、担当している業務が多すぎると感じてはいないでしょうか。良かれと思って自分の能力以上の仕事を引き受けてしまっても、自分の処理能力が業務量と見合っていなければ、生産性の低下に繋がります。

そのため、自分の能力と今現在抱えている仕事量をしっかりと考慮して、自分の容量・能力以上の仕事は断るようにすることが大切です。性格が影響しており、断ることが苦手な人もいますが、心身を壊してしまっては元も子もありません。

自分の能力を理解できていない・段取りを組むのが苦手・新入社員である場合も、担当している業務が多すぎるために、キャパオーバーに陥りやすいため、注意をしましょう。

仕事の優先順位の付け方がわかっていない

仕事の優先順位の付け方がわかっていない場合も、最終的に仕事が滞ってくるため、気付けばキャパオーバーになっている原因の一つです。どの仕事を優先して処理していけばよいのかわからない場合は、一度仕事内容を書き出してリスト化してみましょう。

書き出したものを、重要な順や期日が近い順に並べて目視で確認をしてみると、優先すべき仕事がわかりやすくなるのでおすすめです。

転職直後や入社直後による能力不足

転職直後や入社直後は、環境が変わるため、会社の方針ややり方に慣れるまで時間がかかります。 ハイレベルな会社に転職した場合は、特に自分の能力不足によって、キャパオーバーになりやすい傾向に。上司や同僚に不明点は聞くようにし、一人で抱え込まないようにしましょう。

抱えている悩みが多い

仕事に関するものだけでなく、プライベートに関するものなど、抱えている悩みが多い場合も、慢性化するとキャパオーバーの原因に。複数の悩みを抱えていると、集中力の低下や作業の遅延に繋がりやすくなります。また、ケアレスミスが増加し自信を無くす原因にもなってしまうため、悩みの解消に努めることが大切です。

キャパオーバーになりやすい人の特徴

キャパオーバーになりやすい人には、どのような特徴があるのでしょうか。ここからは、キャパオーバーになりやすい人の特徴を解説していきます。自分にも当てはまるかどうか、確認してみて下さいね。

下記の項目で複数当てはまるという人は、キャパオーバーにならないための予防策を考えてみましょう。

完璧主義

完璧主義の人は、自分が思い描く完璧を実現しないと気が済まないため、業務の細部にもこだわる傾向があります。

余裕がある場合は良いのですが、任されている仕事の期日が短い・仕事量が多い場合は、こだわりを発揮していると業務が増えてしまうため、キャパオーバーになりやすいといえるでしょう。

人に頼るのが苦手

人に頼るのが苦手な場合も、何でも一人で抱え込んでしまいがちになります。頑張り屋の人に多い特徴で、周囲が気付いた時には既にキャパオーバーになっていることも珍しくありません。

取り返しの付かないことになる前に、少しずつ周囲を頼る癖を身につけておくのがおすすめです。

断れない性格をしている

断れない性格をしている場合、自分の抱えている仕事が多いにも関わらず、人に頼まれると断れずに引き受けてしまいます。

自分がキャパオーバーになっては元も子もないので、即答で引き受けるのではなく、代替案を提供する・ちゃんと断るなど、自分に適した対策を考えるようにしましょう。

せっかちでミスが多い

自分の計画した通りに物事が進まないと、焦って余計ミスをしたり、いらだったりしやすいのが、せっかちな人です。精神面の余裕のなさは、新たなミスを増やす原因になるため、深呼吸や丁寧な仕事を心がけるようにして下さい。

せっかちな人の行動力・対応力の早さは強みになるため、キャパオーバーの予防を兼ねて、強みを伸ばす対策を考えるのがおすすめです。

承認欲求が強すぎる

人は誰しも、承認欲求を持っています。しかし、あまりにも承認欲求が強すぎる場合、できない仕事をできるといって引き受けたり、周囲の人へ高圧的な態度を取ったりと、心身が疲弊する原因を作りやすい傾向に。

承認欲求の強さは、自分の自信のなさを裏付けるものでもあるため、原因を解明・解消する方法を見つけましょう。確実な自信をつけるために、仕事に必要な資格やスキルを取得するのも、一つの方法です。

ネガティブ思考

何事に対しても、ネガティブな思考をしている人は、小さなミスやトラブルを引きずりやすく、負のループに陥りやすいです。自分のモチベーションを上げる方法や、気持ちの切り替え方法を身につけると、改善が見込めるでしょう。

スケジュール管理やマルチタスクが苦手

スケジュール管理やマルチタスクが苦手な人は、気持ちの余裕を失いがちです。 スケジュールの管理方法を見直したり、デジタルツールを活用したりして、苦手を改善していくとよいでしょう。

上司や同僚に、大量の仕事をバリバリこなしている人が居るのであれば、管理方法やマルチタスク方法をどうしているのか、聞いてみると参考になるかもしれません。

従業員がキャパオーバーになりやすい環境

キャパオーバーになるのは、 自分自身に問題があることも考えられますが、なりやすい環境に身を置いていることも、要因となっているケースがあります。従業員がキャパオーバ－になりやすい環境を、いくつか解説していきます。

上司が部下の能力を把握していない

上司が部下の能力を把握しておらず、適切な仕事を割り振りできていない場合、従業員がキャパオーバーになりやすくなります。上司に意見ができる人は少数ですが、問題解決のために、同僚と相談する・会社の相談窓口の利用といった改善対策を検討して下さい。

常習化した人手不足

人手不足が常習化している場合、従業員一人の仕事量が増えてしまいます。人手不足に関しては、従業員のみではどうにもできない問題や責任です。会社側に改善の見込みがない場合は、自身がキャパオーバーになる前に、転職をするのがよいでしょう。

業務効率化のための設備が整っていない

従来のやり方を変えられずに、請求書を手書きで書いている・書類のペーパレス化をしていないなど、業務効率化のための設備が整っていない場合も、従業員がキャパオーバーになりやすい要因です。

余計な手間が多い分、社員の負担も多くなります。業務効率化を計るための設備投資には費用がかかりますが、従業員の仕事の生産性が向上するため、最終的な利益増加が期待できます。

目先の利益だけではなく、先の利益も視野に入れた会社を選んで就職する・社員の意見に耳を傾けてくれる会社を選ぶのがおすすめです。

キャパオーバー時の対処方法

気を付けてはいたものの、無意識の内にキャパオーバーになってしまっていたという人も少なくありません。万が一、キャパオーバーになった時の対処方法を解説していきます。

休暇をとる

キャパオーバーは様々な要因によって、心身が疲弊するために起こるといえます。そのため、キャパオーバー時には、しっかりと休暇をとって心身をリフレッシュすることが大切です。

また、キャパオーバーの予防策として、日々の休日を思い切り楽しむようにするのもよいでしょう。忙しい時こそ、仕事を円滑に進める方法として、息抜きが重要なポイントに。

上司や同僚に相談をする

抱えている仕事の量や内容が自分に見合っていない場合は、上司や同僚など信頼できる人に相談をしてみて下さい。仕事量の見直しや役割分担、効率的な仕事の方法などを提案してくれるかもしれません。

タスクを見直して改善する

タスク管理がしっかりとできていないことが、キャパオーバーの要因になっている可能性があります。タスク管理が苦手だと感じている場合は、タスクを見直して方法を改善するのがおすすめです。仕事の効率化が向上し、キャパオーバーからの脱出が見込めます。

また、何事もなければ問題ないけれど、イレギュラー案件で、タスク管理ができなくなると感じている人も多いでしょう。そういった場合は、タスク管理アプリといった便利ツールを利用すると、タスク管理がしやすくなり、イレギュラー案件が舞い込んでも焦る心配が少なくなります。

完璧主義をやめる

完璧主義が要因の場合は、完璧主義をやめるようにしましょう。自分が望む完璧を求めることが悪いことではありませんが、やりすぎて心身が疲弊している場合は、心身を回復させるためにも、直ちにやめる必要があります。

こだわりも場面によっては良し悪しである判断力を身につける・頑張り過ぎるのも適度に行なう癖を身につけるようにするのがおすすめです。

自分の得意業務・不得意業務を見極める

自分の得意・不得意を見極めることで、引き受ける仕事を振り分けることが可能です。不得意な業務ばかりを引き受けた場合と、得意な業務を引き受けた場合では、生産性が違います。

生産性向上やキャパオーバーの予防策として、自分の得意業務と不得意業務を見極め、引き受ける仕事の振り分けをしてみて下さい。

転職する

思い切って転職するのも、キャパオーバー時の対処方法としておすすめです。特に、環境が要因でキャパオーバーになっている場合は、会社側の協力が必要になります。

しかし、改善するまでに時間がかかったり、改善自体が難しかったりすることが多いのが現実です。自分の心身を回復させるためにも、環境を変えるのが得策になることが。

自分のスキルを高める

仕事内容と自分のスキルが見合っていない場合は、自分のスキルを高めましょう。スキルの向上は、キャパオーバーに対処するだけでなく、予防にも繋がります。

仕事に役立ちそうな資格を取得する、日々仕事に関する情報を収集・チェックするなど、自分のスキルを高める行動を日頃からしておくのがおすすめです。 1日5分でも、毎日行なえば自分のスキルとなって役立ちます。

相談支援機関の利用を検討する

誰にも相談できず、どうしてよいかわからない場合は、相談支援機関を利用する方法もあります。 近年では、パワーハラスメントやセクシャルハラスメント、マタニティハラスメントなど、様々な問題を抱えている人も多いため、社内相談窓口を設置する企業が増えています。

自分が勤務する会社に設置されている場合は、キャパオーバー状態から脱出するために、相談をしてみて下さい。友人や上司、同僚とは違った第三者の目線から、よいアドバイスが貰えるかもしれません。他にも、自分の相談内容が、社内全体を快適にするために役立つ可能性もあります。

キャパオーバーになりやすい人は派遣がおすすめ

キャパオーバーになりやすい人は、雇用形態にも注目してみて下さい。正社員だと、マルチに仕事をこなすことが求められるケースが多いです。しかし、派遣であれば、仕事内容や就業条件を明確にした上で契約を結ぶため、契約外の業務は発生しません。

つまり、イレギュラーな案件を抱えることがほぼないといえるため、キャパオーバーになる可能性が低くなります。また、仕事に関する不安や悩みなど、就業先企業に直接言いにくいことも、派遣会社に相談することで間に入って調整してもらえるので、一人で抱え込む必要がありません。

契約期間の満了時には、契約の更新をしなければ退職もできるため、周囲と波風を立てずに転職しやすいのも魅力です。雇用形態にこだわりがない場合は、派遣社員という道もあるので、検討してみて下さい。

キャパオーバーは成長するチャンスでもある

キャパオーバーの状態に陥ることは、悪いことだけではありません。心身に不調をきたさない程度であれば、キャパオーバーは逆境となり、成長するチャンスにもなります。

逆境を乗り越えることで手に入れるスキルや成長できる部分があるため、成長するチャンスだと捉えて、前向きに仕事に取り組むのもおすすめです。乗り越えた先にはレベルアップした自分がいることを想像しましょう。

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まとめ

キャパオーバーは、ならないように心がけていても無自覚で陥っていたり、自分ではなく環境が要因になったりして陥ることがあります。要因は人によって様々ですが、何事も心身の健康が重要です。自分の心身の健康を維持する・回復させる方法を選ぶようにしましょう。