仕事が速い人はどうしてる？8つの特徴や効率的にスピードを上げる方法を解説！

仕事をテキパキと進めていきたいけれど、思うように進まないと苦い思いをした経験のある人も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、仕事が速い人に焦点を当てて解説していきます。仕事が速い人はどのようにしているのか、8つの特徴や効率的にスピードを上げる方法を解説していきます。仕事が速くなりたい人は、是非参考にしてマネをしてみてください。

仕事が速い人は能力が高い？

仕事が速い人は、元々の能力が高いと思われがちですが、必ずしもそうだとは言い切れません。確かに、スキルの高さや頭の回転の速さも、仕事の速さに影響しますが、慣れや経験・やり方の工夫によって仕事の速さは上げられます。

例えば、お店のレジ打ち業務であれば、最初は何人ものお客様を待たせてしまう人でも、数ヶ月経過すれば、スムーズに打てるようになります。このように、元々の秀でた才能がなくとも、何度も何度も経験を重ねて試行錯誤することにより、仕事の速さは上げることが可能です。

仕事と作業の違い

仕事と作業の違いは、目的を意識しているのかどうかにあります。仕事は目的の実現に向けて行動をすることであり、作業は、目的を意識せずに行動をすることです。この違いから、仕事が速い人は目的を明確にして行動をしており、仕事が遅い人は目的が曖昧なまま行動をしている可能性が考えられます。

仕事が速い人になりたいと望んでいる人は、作業としてではなく、仕事として目的を意識するのがおすすめです。

仕事が速い人の8つの特徴とは

仕事が速い人には、どのような特徴があるのでしょうか。仕事が速い人にみられる、8つの特徴を解説していきます。

1.仕事の目的が明確である

仕事が速い人は、仕事の結果や目標を明確にして行動をしています。目的がはっきりとしていると、実現するための手段や方法がわかりやすくなるため、仕事が速くなるのです。

2.仕事の優先順位

抱えている仕事の優先順位がしっかりと把握できている人も、仕事が速い傾向にあります。優先順位が把握できていると、時間を有効的に使用することが可能です。
どのように優先順位を判断すればよいかわからないという人は、「緊急度と重要度のマトリックス」という方法を使うのがよいでしょう。

緊急度と重要度の2軸で、優先順位を必須（A）、効果性（B）、錯覚（C）、浪費・過剰（D）の4つに分類する方法です。結果をもとに優先順位の高い仕事から進めていくと、納期や期日が迫って焦ることがなくなるでしょう。

また、緊急度と重要度のマトリックスは、優先順位の高いものがわかるだけでなく、計画の立案やスケジュール管理にも役立ちます。

3.全ての業務に対して100点を追及していない

仕事が速い人は、余裕を持って完璧に処理をしていくため、完璧主義だと思われがちですが、実際はその反対です。全ての業務に対して100点を追及していません。大切なのは、完璧なのではなく、目標の達成や効率的な進行です。

一つ一つの作業を完璧にしていると、かえって速度が遅くなってしまいます。そのため、適度なバランスをとりながら進めていくのが、結果的に時間の効率化や仕事を速めることに繋がるといえるでしょう。

4.判断力・決断力が高い

判断力や決断力も、仕事を速く進めていくためには欠かせません。決めなければいけないことは後回しにせず、迅速に判断をすることによって時間を節約し、時間効率の向上に努めます。

万が一、ミスやトラブルが発生した場合でも、時間効率を向上させていれば、慌てることなく対応できるので、納期や期日に遅れる心配も少なくなります。

5.仕事の作業スペースが常に整っている

仕事の作業スペースが常に整っているのも、仕事が速い人の特徴です。常に仕事の作業スペースは整理整頓しておくことで、必要な書類が見つけやすく紛失する心配もありません。仕事が速い人は、書類や資料を探す手間すらも効率よく削減しています。

6.締め切りを納期前に設定して行動をしている

仕事を速くするためには、工夫も必要です。仕事が速い人の特徴として、締め切りを納期前に設定して行動していることが挙げられます。あえて締め切りを納期前に設定して、余裕をもたせているので、万が一のトラブルや遅延にも対応が可能です。

また、余裕があることで完成してからのチェックもしっかり行えるので、ミスの予防にも繋がっています。

7.わからないことは周囲に頼る

わからないことがあれば、躊躇せずに周囲に聞いたり頼ったりするのも、仕事を速く進めるコツです。自力で時間をかけて解決するよりも、周囲の人を素直に頼ることで、新しい方法や知識も同時に得ることができます。

8.業務工程の効率化を意識している

これまでの経験を活かして、どうすれば業務工程を効率化できるのか意識することで、最適な方法が見つかりやすくなります。業務工程が効率化されれば、仕事もおのずと速くなり、余裕を持ってこなしていくことができるでしょう。

仕事が速い人が実際に意識して行っていること

仕事が速い人が、実際に意識して行っていることを解説していきます。同じように意識をすれば、今よりも仕事の速さが向上するかもしれません。

しっかりとした体調管理

仕事上でのミスを防いだり効率よく進めていくためには、しっかりとした体調管理が大切です。仕事の速い人は肉体的な健康はもちろん、精神的な健康も保てるように適度な運動も心がけていることが多いようです。

仕事の全体像を把握

仕事は一人でするのではなく、さまざまな人と協力し合って完成していくものです。仕事の全体像を把握していることも、仕事の速さを上げるコツになります。特にチームで仕事をしている場合は、今現在どの程度進んでいるのか、遅れている人がいないかなど、全体像を把握してカバーをしていくことで、自分だけでなく、周囲の人の仕事も速く進むようになるのです。

整理整頓

書類や資料を探す手間を省けるよう、毎日使用するデスク周りや鞄の中などの整理整頓をするように意識しています。整理整頓をして、どこに何があるかしっかりとわかることで、物を探す手間がかからず、スムーズに仕事が進みやすくなります。

周囲としっかりコミュニケーションをとる

仕事を円滑に進めるために、周囲の人との信頼関係は非常に重要です。そのため、社内の人だけでなく、取引先の人ともしっかりコミュニケーションをとって、信頼関係を築けるように努めています。

また、信頼関係があることで、お得な情報を早期に聞けたり納期の融通をきかせてもらえたりすることがあります。信頼関係は一度でしっかりとしたものが築けるものではないので、努力を積み重ねる意識が欠かせません。

早起き

たかが早起きと思われがちですが、朝を制する者は1日を制するという言葉があります。早起きをして時間にゆとりを持たせることで、仕事の情報チェックや、忘れものがないか確認したり1日の流れを考えたりなど、ミスや漏れが無い状態で仕事に行くことができます。

会社に着くころにはしっかりと目も冷めているので、頭がぼーっとした状態で仕事をすることもないでしょう。

前日の内に翌日の段取りをしておく

仕事が速い人は、就業時には翌日の段取りの確認や準備をしています。前日の内に翌日の段取りを頭に入れておくことで、次の日の仕事をスムーズに始めることが可能です。

仕事が遅い人の特徴とは

仕事が速いに越したことはありませんが、仕事が遅いからといってダメということではありません。仕事が遅い人は寧ろ、伸びしろがあるということです。改善点を見つけて直していけば、仕事が速い人になることも難しくはないでしょう。

ここからは、仕事が速い人とは反対に、仕事が遅い人の特徴を解説していきます。自分が該当するかどうか、照らし合わせてみてください。

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要領が悪い

仕事が遅い人の特徴には、要領が悪いことが挙げられます。作業効率を考えていなかったり、計画性に欠けていたりするので、一つの仕事に時間がかかってしまう傾向に。仕事がなかなか進まないだけでなく、重要な仕事を後回しにしてしまうこともあるので、業務の効率化を意識することが重要です。

完璧主義になっている

一つ一つの作業の完璧を目指していると、かえって業務効率が低下してしまいます。こだわりは適度を目指して、まずは仕事を最後まで進めるようにするとよいでしょう。細かな修正部分は全てが終わった後に施していくと、仕事のスピードを落とさず質の良い成果物を残しやすくなります。

作業スペースが汚い

作業スペースが汚いと、物を探す時間に手間取られ、集中する時間が短くなってしまいます。特にパソコンの中のデータは整理ができていないと、間違えて削除してしまったり、誤送信に繋がる恐れがあるので、作業スペースやパソコンの中の整理整頓を心がけるようにしましょう。

報告・連絡・相談ができていない

報告・連絡・相談（以下、報連相）ができない人も、仕事が遅い傾向にあります。些細な情報であっても、周囲の人と報連相をすることで、情報の漏れがなく、仕事がスムーズに進みます。
報連相がなければ、要領の悪いやり方に気付かないまましていたり、トラブルが起きても誰にも助けてもらえなかったりなど、仕事に支障が出た時に困る可能性があるので、報連相はしっかりとするようにしてください。

嫌なことを後回しにしている

嫌なことを後回しにしていても、嫌なことをする時間が少し先延ばしにされるだけであって、作業効率や仕事の速さが上がるわけではありません。

嫌なことを後回しにしていて、イレギュラーな仕事が飛び込んできた場合、進捗が遅れて周囲の人に迷惑をかけることになる恐れがあります。嫌なことほど先に片付けてしまうくせをつけて、問題解決力を高めていくのがおすすめです。

仕事のスピードを効率的に上げる方法

最後に、仕事のスピードを効率的に上げる方法を解説していきます。仕事が速くなりたい人は、以下より取り入れられる方法から実践してみましょう。

目標を数値化する

ただ目標を目指すのではなく、目標を数値化すると、どのようにどの程度頑張ればよいのかがわかりやすくなります。例えば、営業職であれば顧客の獲得数を10％上げる、事務職であれば、メールの返信時間を20％短縮するなど、あえて数値化することで目標までの速度や進捗状況が把握しやすくなるのです。

業務の優先順位を把握する

業務の優先順位を把握して、工程の少ないものから取り組んでいくようにしましょう。難しいものから取り掛かって時間を消費してしまうよりも、工程の少ないものを早期に終わらせてしまうことで、難しい業務をこなす時間を確保することができます。

また、工程の少ないものから着実に完成させていくことで、作業に関する自信ややりがい、周囲からの信頼も得ることができるでしょう。

周囲の状況を把握する

周囲の状況を把握することで、自分がどのように行動すればよいのかがわかります。特にチームで仕事をしている場合は、自分の仕事を進める事も大切ですが、周囲の人の仕事が遅れている場合、手助けをすることも大切です。状況に応じた対応ができるように、周囲の状況を把握するように意識してみてください。

7割完成・3日前納品を目指す

完璧主義をやめたいけれど、どれぐらいの気持ちで仕事を進めてよいのかわからない人は、「7割完成・3日前納期」を目指すのがおすすめです。これは、仕事の完了日を納期より3日前に設定し、完成度は70%程度を目標にするというものになります。

少し肩の力を抜いているけれども、実際の納期よりも3日前には7割完成しているので、残りの3日で完成度を100にすることも120%にすることも可能です。まずは、仕事をゴールまで持っていくことが大切なので、完璧主義は7割程度にとどめるようにしてみましょう。

簡単な仕事から終わらせる

簡単な仕事から終わらせるのも、時間効率を高めるポイントです。優先順位を把握した後、工程の少ないものから終わらせていくことで、残りの業務時間を増やせます。また、簡単な仕事から終わらせていくことは、速い段階で成果が上がるため、モチベーションの向上にも繋がります。

スキルを磨く

パソコンをよく使用する仕事であれば、キーボードのショートカットキーを覚える、よく使用するツールがあるのであれば、関連した資格を取るなど、スキルを磨くことも仕事が速い人になれる方法です。仕事に関する知識や技術を身に着けることで、仕事の速さが上がります。

実際に仕事の速い人に教わる

自分なりに色々な方法を試しても、仕事が速くならない場合は、実際に周囲に存在する仕事の速い人に教わるという方法もあります。その人が実践している方法を聞いたり、仕事が速い人から見た自分の改善点を教えてもらったりするなど、 仕事が速い人の意見や方法を取り入れていくと、効率よく仕事をしていけるようになる可能性があります。

仕事とプライベートのON・OFFをしっかりする

仕事とプライベートのON・OFFをしっかりとすることも、仕事が速い人になれるポイントです。しっかりと休日は心身を休めることで、仕事に取り組む意欲を養えます。心身のコンディションも仕事に影響するので、有効的な時間の使い方を意識するようにしましょう。

まとめ

仕事が速い人＝特別な人ではありません。地道な努力と工夫の組み合わせで、誰しも仕事が速い人になることができます。仕事の遅さが悩みになっている場合は、時間効率や作業効率、周囲の人とのコミュニケーションなど、仕事が速い人の特徴や行動を意識して、仕事の速い人を目指しましょう。

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