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意見聴取とは？知っておきたい派遣法の流れと注意すべきポイント
目次
派遣社員を受け入れる企業にとって、派遣法に基づく「意見聴取」は避けて通れない重要な手続きです。適切に対応しなければ法令違反につながるリスクも。本記事では、意見聴取の基本的な流れと、実務上よくある注意点を分かりやすく解説します。
意見聴取とは
意見聴取とは、派遣労働者を派遣先で受け入れる際、事業所単位の派遣受入可能期間（3年）を延長する必要がある場合に行われる手続きのことを指します。
意見聴取は、労働者派遣法により義務付けられており、職場環境の整備や労働条件の適正を図ることが目的です。
派遣の3年ルール
派遣の3年ルールとは、同じ派遣労働者が同一の部署（いわゆる同一組織単位）で働ける期間が最長3年と定められているルールです。派遣労働者の雇用の安定や正社員転換の促進を目的とし、労働者派遣法の改正により2015年に導入されました。
3年を超えて同じ部署で働かせるには、派遣先が直接雇用を提案するか、別の部署に異動させる必要があります。また、個人単位だけでなく、部署単位でも3年の制限が設けられているため、企業側は人員配置や契約更新に注意が必要です。
派遣元との契約更新だけで延長することはできないため、計画的な人事管理が求められます。
事業所単位
事業所単位での3年ルールでは、同じ派遣先の同一部署（＝同一組織単位）に対して、同じ派遣元から派遣労働者を受け入れられる期間が最長3年と定められています。
つまり、個々の派遣社員が交代しても、同じ部署に同じ派遣会社から継続的に人を派遣し続けることはできません。
3年を超えて派遣を継続する場合は、過半数労働組合、もしくは過半数労働者の代表から意見聴取を行った場合に限って、最大3年追加で期間を延長できます。
意見聴取を行わない場合は、派遣先が労働者を直接雇用する、または派遣元を変えるなどの対応が必要です。
この制限は、派遣の常用化を防ぐために設けられており、特定業務の恒常的な担い手として派遣を使い続けることを制限しています。
個人単位
個人単位での派遣の3年ルールとは、同じ派遣社員が同一の派遣先部署（同一組織単位）で働ける期間が最長3年と定められている制度です。
このルールは、特定の個人が長期間同じ職場に派遣されることによって、正社員との差が埋まらない問題を防ぐために設けられています。
派遣労働者の適正な雇用機会を確保するため、派遣先はこのルールを遵守しなければなりません。ただし、同じ派遣先であっても課やグループなどの組織単位が変われば同じ派遣社員が再度契約を結ぶことが可能です。
事業単位とは違い、個人単位においては、意見聴取を行ったとしても期間延長は適用されません。
3年ルールの対象外
一部の業務や条件によっては、3年ルールが適用されないケースもあります。適用されない業務や条件は、以下の通りです。
- 無期雇用の派遣労働者
- 60歳以上の派遣労働者
- 日数限定の業務に携る派遣労働者
- 産休・介護のための代替派遣労働者
- 有期開発やプロジェクトに携わる派遣労働者
代表的なのは、派遣元と無期雇用契約を結んでいる派遣社員です。派遣元との雇用が安定しているとみなされるため、派遣先の同一部署で3年を超えて勤務することが可能です。
さらに、日数限定業務（週2日以内や短時間勤務など）や、60歳以上の高年齢者の派遣についても制限の対象外となる場合があります。これらの例外は、労働者の属性や雇用形態、業務内容に応じて適用されるため、事前の確認と契約内容の明確化が重要です。
いずれにしろ、ルールに違反すると法令違反となる可能性があるため、派遣元・派遣先の双方にとって慎重な契約管理が求められます。
意見聴取の実施時期
意見聴取は、派遣労働者の派遣可能期間が終了する「抵触日」の1ヶ月前までに行わなければなりません。これは、派遣受け入れ期間を延長するかどうかを適切に決定するために必要な時間を確保するためです。
実施時期が守られない場合、派遣法違反となる可能性があるため注意が必要です。
意見聴取の聴取先
意見聴取は、派遣先会社が事業所内の労働者の過半数を代表する労働組合、または労働者代表を対象に行います。労働者代表は全労働者の意見を集約する役割を担うため、公平に選ばれた人物でなければなりません。
特に、管理監督者ではない者を選出することが法律で定められています。
意見聴取の通知方法
意見聴取を行う際には、派遣受け入れの延長に関する情報を労働組合や労働者代表に事前に通知する必要があります。この通知には、派遣期間の延長理由や具体的な内容を明示し、誤解を招かないよう丁寧に説明することが求められます。
通知方法には書面が一般的に用いられますが、労働者が内容を確実に確認できる手段を選ぶことが重要です。
意見聴取の実際の流れ
実際の意見聴取の流れを解説していきます。
1.労働組合もしくは過半数代表者への意見聴取
派遣先が派遣社員の受け入れ期間を延長する場合、最初に行うべき手続きが「意見聴取」です。派遣法に基づき、この意見聴取は、事業所単位で労働者の過半数を代表する労働組合、または過半数代表者への実施が義務付けられています。
具体的には、延長の理由や期間について情報を提供し、その妥当性について意見を求める場を設けます。この段階では、情報が的確かつ透明に伝えられることが重要です。
2.反対意見が出た場合は説明
意見聴取の場で反対意見が出た場合には、その意見を真摯に受け止め、派遣先としてその理由を詳細に説明する義務があります。適切な資料やデータを基に、「延長が必要な理由」「派遣社員の活用が適正であること」などを具体的に示さなければなりません。
この過程を丁寧に行うことで、労働者との信頼関係構築にも繋がり、派遣法の趣旨を守ることに繋がります。
3.意見聴取の記録・保管
意見聴取を行った際には、その記録を作成し、法定の期間である3年間保管しなければなりません。保存内容は、以下の通りです。
- 過半数労働組合の名称または過半数代表者の氏名
- 通知事項と通知日
- 意見聴取を行った日時
- 話し合いの要点や意見
- 意見聴取後に派遣期間の変更をした際は変更期間
この記録管理は、後に監査やトラブルが発生した際の証拠としても重要な役割を果たします。
4.記録聴取の周知
作成した意見聴取の記録は、派遣先の労働者および派遣元へ周知することが求められます。この段階では、十分に内容を説明し、労働者にとって不明点がないようにすることがポイントです。
周知においては書面や電子データの形式で行うことが一般的ですが、確実に各関係者が内容を理解できる方法で提供することが必要です。このプロセスを経ることで、派遣法の意図する公正性や透明性が確保されます。
意見聴取の注意点
意見聴取を行う際の注意点も見ていきましょう。
意見聴取行わずに派遣可能期間の延長をするのは違法
派遣先が意見聴取を行わずに、派遣の受け入れ期間を延長することは違法とされています。意見聴取を怠った場合、法的な責任を問われる可能性があるため、派遣先責任者や企業としては必ず実施することが重要です。
適正な意見聴取は、労働者派遣法の主旨である派遣社員の保護にも繋がります。
抵触日は先に到来する抵触日が優先
派遣受け入れ期間に関して、事業所単位や個人単位で設定される「抵触日」は重要なポイントです。仮に、事業所単位と個人単位で異なる抵触日が存在する場合、先に到来する抵触日が優先されます。
ルールを正確に理解しておかなければ、派遣社員の受け入れが無期限に延長されるリスクがあり、法違反となる可能性があります。そのため、派遣先は各抵触日の計算と管理を徹底するようにしましょう。
過半数代表者は管理監督者ではない人から選ぶ
意見聴取の際、労働組合がない事業所では、労働者の中から過半数代表者を選任する必要があります。その際、過半数代表者には「管理監督者」でない労働者を選ばなければなりません。
管理監督者が含まれると、代表性に問題があるとされ、意見聴取の正当性が疑われる可能性があります。選出にあたっては透明性を確保し、公平な手続きが実施されることが重要です。
複数の事業所がある場合は各事業所ごとの意見聴取が必要
事業所が複数ある場合、意見聴取は各事業所ごとに行わなければなりません。労働者派遣法では「事業所単位での意見聴取」が義務付けられており、一括して行うことは認められていないからです。
各事業所の過半数代表者や労働組合の承認を得る必要があるため、スケジュールの調整や適切な通知が必須になります。
まとめ
派遣社員を受け入れる企業にとって、「意見聴取」とは派遣可能期間を延長する際に必要な重要な手続きです。派遣社員を適切に受け入れ、職場環境を整備するためにも、意見聴取の流れと注意点を把握し、法律に則った運用を徹底するようにしましょう。
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